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HR Associate

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Smiths Group plc

13d ago

  • Job
    Full-time
    Mid Level
  • Customer Relations
    People, HR & Administration
  • Fulda
  • Quick Apply

AI generated summary

  • You need a relevant degree or training, extensive experience, strong German and English skills, knowledge of payroll and HR laws, proficiency in HR systems, and a proactive, service-oriented attitude.
  • You will manage HR processes, handle employee transitions, create documents, coordinate training, maintain HR systems, assist with payroll inquiries, and support project tasks.

Requirements

  • Erforderlich sind Kenntnisse und Fertigkeiten, wie sie in der Regel durch eine abgeschlossene mindestens 3-jährige fachspezifische Berufsausbildung und fachspezifische Zusatzausbildung, z.B. Fachkraft für Personalwesen IHK oder Bachelorstudium und langjährige Berufserfahrung erworben werden. Hohes Maß an Verschwiegenheit und Integrität.
  • Sehr gute Deutsch und Englisch Kenntnisse in Wort und Schrift.
  • Kenntnisse in der Gehaltsabrechnung und im Lohnsteuer,- Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht.
  • Kenntnisse und Erfahrungen mit gängigen HR-Systemen.
  • Selbstständige, proaktive und ergebnisorientierte Vorgehensweise.
  • Hohe Servicementalität und freundliches, verbindliches Auftreten.
  • Hohes Maß an Verschwiegenheit und Integrität.

Responsibilities

  • Personalmaßnahmen, Terminüberwachung, Beantwortung von Anfragen: Die Position arbeitet bei der Vorbereitung und Umsetzung von Personalmaßnahmen mit. Die Arbeitsausführung erfolgt sowohl nach vorgegebenen Standardabläufen. Aufgaben sind beispielhaft, aber nicht komplett nachfolgend genannt:
  • Einstellungen/Versetzungen/Austritte: Bearbeitung anhand der Checklisten für Ein- und Austritte. Konditionsverhandlung. Systempflege in allen HR relevanten Systemen. Vertragserstellung, Gehaltsschreiben, Vertragsergänzungsschreiben etc.
  • Firmenjubiläum: Verantwortlich gemäß der Arbeitsanweisung (Bonibrief, Urkunde, Terminkoordination).
  • Zeugnisse: Erstellung von Arbeitszeugnissen für alle Mitarbeitergruppen (anhand Beurteilungsbogen).
  • HR-Prozesse: Verantwortliche Überprüfung von HR-Prozessen, Verbesserungsvorschläge ausarbeiten und mit HR-Manager oder HR-Generalisten abstimmen, Koordination der Umsetzung mit EMEA/HRS und Erstellung und Anpassung von Prozessbeschreibungen.
  • Übersetzung: Von englischen Dokumenten (z.B. Umfragen, Arbeitsanweisungen etc.) ins Deutsche.
  • Entgeltabrechnung: Ansprechpartner für Mitarbeiter zu Fragen der Entgeltabrechnung oder Zeitwirtschaftsauswertungen, wie sozialversicherungsrechtlichen Fragen.
  • Zeiterfassung: Eingabe manueller Belege in das System, Einweisung neuer Mitarbeiter. Erfassung von Dienstplänen im System. Anlage und Pflege von Arbeitszeitmodellen im System.
  • Schulungsmaßnahmen für den Standort: Unterstützung bei der Auswahl und Organisation von internen und externen Trainingsmaßnahmen. Kontinuierliche Überprüfung und Anpassung der Prozessbeschreibung für den Standort (Xeri-Dokumentation). Koordination von Standortschulungen wie z. B. Englischtrainings, Ethics-Training, Führungskräfte-Trainings). Vorbereitungen für Qualitäts- Audits. Kontinuierliche Anpassung der Prozessbeschreibung für HR- Weiterbildung (ISOZertifizierung).
  • GlobalView Talent (Mitarbeitergespräche): Begleitung der durch die Division gesteuerten Zeitfenster und Sicherstellung der Übersetzung von Infomails. Koordination der Trainingssessions, ggf. auch Durchführung der Trainings hinsichtlich des Systems GVT. Pflege von HR-Systemen: Pflege und Aktualisierung von Mitarbeiterdaten in Systemen (GlobalView, LOGA, HCM, SAP P11) nach Vorgaben. Beratung der Mitarbeiter zu systemrelevanten Fragen (z.B. Anmeldung, Nutzung).
  • Vertreten der Interessen des Personalbereiches: Fachbereiche über personalpolitische Grundsatzfragen informieren. Zusammenarbeit mit den Betriebsratsgremien. Vertretung des Personalbereichs bei Sitzungen.
  • Projektarbeit: Unterstützung bei Projektaufgaben (z.B. jährliche Leistungs-Reviews, Beschäftigten-Analysen).

FAQs

What is the main goal of the HR Associate position?

The main goal of the HR Associate position is to serve as an advisor for personnel measures and to implement HR processes while considering legal, organizational, contractual, and possibly collective bargaining regulations throughout the employee lifecycle.

What are some key tasks I will be responsible for in this role?

Key tasks include processing new hires and terminations, managing payroll inquiries, preparing employment contracts and certificates, overseeing HR processes, and supporting training initiatives.

What qualifications are required for this position?

A minimum of a 3-year specialized vocational education or relevant bachelor's degree, knowledge in payroll and labor law, proficiency in HR systems, and fluency in both German and English are required.

Will I have to work with labor unions in this role?

Yes, you will collaborate with labor union representatives and inform departments about personnel policy issues.

Is experience with HR systems necessary?

Yes, experience and knowledge of common HR systems are essential for this position.

What type of training will I provide for employees?

You will support the organization of internal and external training sessions, and ensure continuous updates of training process descriptions for HR certifications.

How does the company view diversity and inclusion?

The company values diversity and inclusion, believing that different perspectives positively impact the workplace and all qualified applicants are considered equally regardless of background.

Will I need to handle confidential information in this role?

Yes, a high level of confidentiality and integrity is required as you will be dealing with sensitive employee information regularly.

What is the work environment like for this role?

The work environment is collaborative and service-oriented, focusing on proactive and results-driven approaches to HR tasks.

What kind of projects will I support as an HR Associate?

You will assist with various projects such as annual performance reviews and employee analyses, among others.

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Smiths Group plc

For over 170 years, Smiths Group has been pioneering progress by improving the world through smarter engineering.

Engineering & Construction
Industry
10,001+
Employees
1851
Founded Year

Mission & Purpose

For over 170 years, Smiths Group has been pioneering progress by improving the world through smarter engineering. We serve millions of people every year to help create a safer, more efficient and better connected world across four major global markets; Energy, General Industry, Security & Defence and Aerospace. Listed on the London Stock Exchange, Smiths employs c.22,000 colleagues in over 50 countries. We are a FTSE100 technology group driven by innovation and work with our customers to invent, design and deliver solutions that keep systems working, operations running and the modern world turning. Our solutions have a real impact on lives across the planet, enabling industry, improving healthcare, enhancing security, advancing connectivity and supporting new homes. Our customers are based in over 200 countries and territories around the world. We're looking for people with curious minds. Who want responsibility and relish a challenge. Whether you're an experienced professional or just starting out, our global scale and focus on growth means we have some great career opportunities for you. There's never been a better time to join Smiths.