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Office Manager

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Mileway

3mo ago

  • Job
    Full-time
    Mid & Senior Level
  • People, HR & Administration
  • Frankfurt

AI generated summary

  • You need experience in office management, fluent German and perfect English, strong organizational skills, MS Office proficiency, proactive problem-solving, and excellent communication abilities.
  • You support the team, manage office operations, handle communications, coordinate meetings, and optimize processes while liaising with various departments and international office managers.

Requirements

  • Deine Erfahrung im Bereich Büromanagement oder auf einem ähnlichen Gebiet
  • Sprachfähigkeiten. Für diese Rolle musst du fließend Deutsch sprechen und Englisch in Wort und Schrift perfekt beherrschen.
  • Deine vorbildliche, proaktive Einstellung. Du fühlst dich in einem internationalen Umfeld wohl und kannst mit Stakeholdern auf allen Ebenen interagieren
  • Ein hohes Maß an Organisationstalent. Du weißt, wie man Dinge anpacken muss. Du arbeitest deine To-do-Liste zügig ab.
  • Du beherrschst im Idealfall MS Office (Outlook, Excel, Word und PowerPoint)
  • Du bist in der Lage, immer drei Schritte vorauszudenken. Du kannst verschiedene Vorgänge miteinander verknüpfen und verstehst, wie sie voneinander abhängen und sich gegenseitig beeinflussen.
  • Du bist kompetent im Bereich Kommunikation, sowohl schriftlich als auch mündlich
  • Deine positive Einstellung, deinen proaktiven Tatendrang und deine Problemlösungskünste. Du kannst in einem hektischen und dynamischen Umfeld für Ordnung sorgen. Es liegt nicht nur in deiner Natur, einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, sondern du hast auch noch Spaß dabei!

Responsibilities

  • Du unterstützt den Country Director und sein Team im Tagesgeschäft, bei der Bewältigung der täglichen Aufgaben. Du packst proaktiv bei der Geschäftsplanung und -organisation mit an und planst und priorisierst entsprechende Aufgaben.
  • Du fungierst als Leiter*in des Frankfurter Büros und Hauptansprechpartner*in für Frankfurt/Deutschland, bearbeitest die Post, Bestellungen von Büromaterial und bist allgemein für einen reibungslosen Bürobetrieb verantwortlich.
  • Du erstellst und koordinierst Protokolle und Anweisungsschreiben für technische Anbieter. Du überprüfst jegliche Dokumentation.
  • Du bist die tägliche Nahtstelle zu Hauptabteilungen wie Legal, Admin, HR usw.
  • Du bereitest Tagesordnungen vor und arrangierst interne und externe Team-Besprechungen.
  • Du arbeitest mit Büroleiter*innen in anderen Ländern und Standorten zusammen, um Reisen abzustimmen, die Kommunikation zu optimieren und ein Netzwerk aufzubauen und zu pflegen.
  • Du überprüfst laufend Betriebspraktiken und -abläufe. Du erkennst Möglichkeiten und kannst diese umsetzen, zum Beispiel im Bereich Agendaplanung, Reisen, Governance, Berichtserstattungsverfahren und Ausgaben.

FAQs

What is the work location for the Office Manager position?

The role is based in our Frankfurt office.

What language skills are required for this position?

You must be fluent in both German and English, with excellent written and spoken communication skills.

Who will the Office Manager report to?

The Office Manager will report directly to the Country Director for Germany.

Is experience in office management necessary?

Yes, experience in office management or a similar field is required for this position.

What kind of team will I be working with?

You will be part of a young, dynamic team with colleagues from all over the world in a fast-paced and international work environment.

What are the working hours for this role?

The work policy requires employees to be in the office three days a week, alongside a flexible approach to work.

What tools and technologies will I be using?

You should be proficient in Microsoft Office applications such as Outlook, Excel, Word, and PowerPoint, as well as other modern technology packages provided by the company.

How does Mileway support employee growth and development?

Mileway offers an internal learning and development program that aligns personal, professional, and business growth, helping you to shape your unique career path.

What are the key responsibilities of the Office Manager?

Key responsibilities include supporting the Country Director with daily operations, managing office supplies, coordinating meetings, and ensuring smooth communication between departments.

Is there an emphasis on teamwork in the company culture?

Yes, the company values teamwork highly, along with the principles of Drive, Trust, Grow, and Together.

Logistics real estate urbanised

Real Estate
Industry
201-500
Employees
2019
Founded Year

Mission & Purpose

Mileway is the largest owner of last mile logistics real estate assets in Europe. It has a pan-European footprint, with over 1,600 assets across 10 major European countries. Mileway’s largest markets include the UK, Germany, the Netherlands, Sweden and France, and it has a significant presence in Denmark, Italy, Spain, Finland and Ireland. Mileway has a dedicated team of over 360 employees across 26 offices.